Business 1581 x bekeken

Zelfsturing, waar ging het fout?

28 maart 2017 - Alex Otten

Ik heb al een aantal blogs geschreven over onze overgang naar een zelfsturende organisatie. Het is even stil geweest van mijn kant. Druk bezig met zelfsturing zal ik maar zeggen en ik snap dat dat wat gek klinkt. Estate is lid van de DDA (Dutch Digital Agencies) en ik spreek daar veel met collega internetondernemers. Tijdens die gesprekken kwam ik erachter dat wij als organisatie soms al een stap of stapje verder waren op het gebied van zelfsturing. Ik vind het belangrijk om kennis te delen en heb daarom aangeboden om een kennissessie te geven over onze ervaringen, eyeopeners en valkuilen. Toen ik klaar was met het maken van mijn presentatie stond er een mooie terugblik op de afgelopen 1,5 à 2 jaar en een rijke set aan handvatten voor organisaties die ook met zelfsturing aan de slag willen. Die ga ik nu met je delen.

Timing is key

Het moment waarop wij besloten met zelfsturing aan de slag te gaan viel samen met een aantal andere veranderingen binnen onze organisatie.

Begin 2015 zijn wij gestart met het geven van inzicht in onze cijfers. Hierover schreef ik eerder een blog. Vanuit de collega’s kwam de vraag om onze manier van beoordelen te veranderen. Elkaar beoordelen was de wens, in plaats van een beoordeling vanuit de operationeel manager.

We zijn ons daarnaast gaan focussen op grotere en complexe projecten, waardoor wij van 5 sales managers terug konden naar 2 (Roel de Groot en ik). De collega’s gaven terecht aan dat zij meer invloed wilden hebben op wie onze volgende klant zou worden en wat voor soort werk we voor die klant gingen doen. Allemaal zaken die op zichzelf niets met zelfsturing te maken hebben, maar wel een enorme bijdrage hebben geleverd bij de overgang.

Het moment was echt daar toen onze operationeel manager aangaf naar een volgende uitdaging te willen gaan. Wij hebben overwogen om een nieuwe operationeel manager te zoeken, maar besloten dit niet te doen. Op korte termijn was alles geregeld, dus wij konden wel even zonder, dachten we. De aankondiging over het vertrek van onze operationeel manager hebben wij samen gebracht met de mededeling dat wij over gingen naar een zelfsturende organisatie. Geen goede timing!

En toen?

Toen ging er heel veel goed. Zoals ik al eerder schreef, men was blij met de vrijheid. Wat miste was structuur.

Een van de nieuwe elementen was het gezamenlijk bepalen van de strategie voor Estate. Hiervoor introduceerde ik samen met een collega de OGSM-methode. Dit is een erg handige manier om strategieën compact en scherp te beschrijven en de voortgang te monitoren. Achteraf was het niet slim om én mensen een nieuwe rol te geven én daarbij een werkwijze te introduceren die voor iedereen nieuw was. Alsof je gedurende een voetbalwedstrijd nog moet uitvinden wat de spelregels eigenlijk zijn. Daarnaast was de samenstelling van groep gebaseerd op het gegeven dat het een doorsnede zou moeten zijn van Estate. We keken niet naar de skills van de leden van groep. Achteraf ook geen handige keuze.

Gevolg was dat er verschillende werkgroepjes aan de slag gingen met uiteenlopende onderwerpen. Een aantal daarvan hebben mooi werk afgeleverd en een aantal niet. Ondertussen waren we wel een jaar verder.

En jouw rol dan?

“Waarom greep je niet in dan?” denk je nu wellicht. Roel en ik waren ondertussen ook aan het wennen aan onze nieuwe rol. Ingrijpen, te veel aanwezig zijn of ergens nadruk op leggen zou wel eens uitgelegd kunnen worden als “weer de leiding nemen”. Althans dat dachten we. Dus namen we afstand en lieten we iedereen zijn of haar gang gaan. Ook niet slim.

We stonden er niet alleen voor

Per toeval kwamen we op het spoor van een ESF subsidie die kon worden gebruikt voor het ontwikkelen van je organisatie. Hierdoor werd het mogelijk om externe hulp in te laten vliegen om ons verder te helpen. Dit was zeer welkom. Er werd een 0-meting gedaan: hoe zelfsturend zijn we nu? Op een schaal van 1 tot 3 zaten we op 1,5. Goed op weg dus, maar ook nog een weg te gaan.

Duidelijk werd dat de grootste ontwikkeling zat in de zachte kant, gedrag. Hoe gedraag je je in een organisatie waarbij je veel verantwoordelijkheid krijgt? Hoe kijk je buiten je eigen functie, hoe kijk je vooruit? Maar ook, hoe geef je feedback aan een collega op een manier die bijdraagt aan verbetering? Je hebt echt externe hulp nodig om dat soort zaken te ontwikkelen. Uiteindelijk hebben wij het teveel hapsnap gedaan, omdat we vertrokken vanuit de subsidie en de beschikbare trainingen van één externe partij. Dit jaar gaan we dat anders doen: we maken budget vrij en gaan op zoek naar de beste trainingen en adviseurs.

Power to the People

Tenslotte voor mij de belangrijkste eyeopener. Die kreeg ik overigens pas eind 2016! Ik was bij een masterclass class van Prof. Dr. Ron Meyer. Het ging over leiderschap 2.0. Zijn verhaal sloot haast naadloos aan bij Estate en onze weg naar zelfsturing. Op één belangrijk punt na: je moet pas loslaten als je weet wat je loslaat.

Hij maakte een treffende vergelijking met het leren fietsen van je kind. Die geef je immers ook niet alleen maar een fiets en een helm om hem vervolgens veel succes te wensen. Die begeleid je, daar ren je achteraan, die moedig je aan, daar ben je trots op als hij na verloop van tijd zelfstandig fietst.

Dus dat. Dat hadden wij niet goed gedaan. We gaven vrijheid, maar geen structuur. We gaven niet het goede voorbeeld. We namen een afwachtende houding aan.

Empowerment Cirkel

In dit schema zie je wat er aanwezig moet zijn in de organisatie (binnenste deel) en wat je als leider binnen je organisatie vervolgens moet doen om je collega’s in hun kracht te zetten.

Ok, en dan nu de tips

1. Waar staat de organisatie nu?
Hoe transparant zijn jullie? Welke invloed of rol hebben collega’s nu al bij het maken van organisatiekeuzes? Denk aan soort klanten en het bepalen van de werkwijze. Plannen mensen hun eigen werk? Het helpt als je al ervaring hebt met Scrum. 
 
2. Geen revolutie
Veranderingen zijn echt lastig door te voeren. Maak een plan en trek er de tijd voor uit. Doe het stapje voor stapje. Bij ons waren bepaalde managementlagen al weg. Dat zal lang niet overal zo zijn. Ook dat kost tijd (en geld).
 
3. Vraag hulp
Van collega-ondernemers natuurlijk, maar ook van externe bureaus. Ja, dat gaat geld kosten, maar dit levert het ook dubbel en dwars op.
 
4. Empower je mensen
Denk aan het leren fietsen. Ze willen graag, maar weten niet zomaar hoe. Daar ligt een rol voor de leiders van de organisatie.
 
5. Werk aan je eigen rol
Afstand nemen en toekijken is een risico. Natuurlijk het kan goed gaan, maar mijn ervaringen waren anders. Wat dan wel? Coach, begeleider, ervaringsdeskundige, visionair. Geen manager meer.

Ik praat hier graag over verder onder het genot van een kopje koffie. Neem contact met mij op via mail of bel naar 013-5350435.



 

Alex Otten

‘Internet is als water uit de kraan’ aldus Alex. Nieuwe kansen dienen zich elke dag aan en Alex is sinds 1995 actief om die kansen te ontdekken en in te zetten voor de doelen van zijn klanten. Alex is niet alleen directeur bij Estate internet, maar houdt zich ook actief bezig met het geven van onderwijs en de begeleiding van jonge talenten. ‘Antwoorden is het nieuwe zenden’ is zijn motto.

Reacties ()