Business 5560 x bekeken

Voortschrijdende inzichten van een Scrum Master

11 mei 2016 - Jessie de Peffer

Afgelopen juni heb ik samen met collega Scrummers uit het werkveld deelgenomen aan een kennissessie Scrum. Een leerzame en leuke dag, waarvan ik de lessons learned graag met jullie wil delen.

Branchevereniging Dutch Digital Agencies (DDA) organiseerde vorige maand een kennissessie Scrum in samenwerking met eFocus. Collega’s Ronald, Paul en ik waren erbij en absorbeerden de informatie.

De opzet van de kennissessie was vernieuwend: geen agenda. Als bezoeker kon je een vraag indienen en dit werd onderverdeeld in verschillende ruimten. Op die manier kon je zelf uitkiezen wat voor jou relevant was. Dat bepaalde jouw eigen agenda voor de dag.

Wij gingen naar huis met een flinke rugzak vol met lessons learned. We sloten onder andere aan bij waterval versus Scrum en Timemanagement bij de Start of Sprint.

Scrum versus waterval

Vroeger werkten wij op de watervalmanier: vooraf alles compleet tot achter de komma uitwerken, dan ontwikkelen en aan het eind riepen we trots ‘Verrassing!’. En dan was het wachten. Is het wat de klant verwacht had? Hebben we ons werk goed gedaan? Zijn de gedachten van de klant hierover nog steeds hetzelfde als twee maanden geleden? Tegenwoordig werken wij anders.

In onze ideale wereld mogen wij al onze projecten op basis van de Scrummethodiek uitvoeren: de klant die een paar dagen per week bij ons aanwezig is en meedenkt en ter plekke brainstormen en oplossingen bedenken. Soms is dit echter niet mogelijk. Bijvoorbeeld omdat het budget te klein is, de klant niet in de gelegenheid  is om veel tijd in het project te steken of omdat een klant vooraf het volledige design goedgekeurd moet krijgen door zijn achterban. Wat doe je dan?

Waterscrum is geboren. Hierbij pakken we een aantal elementen uit Scrum en dat mixen we met de watervalmethode. Het is de nachtmerrie van elke scrumaanhanger, maar in de praktijk een noodzakelijke oplossing voor ons. Lang niet al onze klanten hebben een budget voor meer dan twee of drie sprints en ook hen willen wij goed kunnen helpen. Op het moment dat de offerte goedgekeurd is start de designfase. Voor het design naar de klant gaat, schat een developer het in op haalbaarheid binnen het budget. Tijdens het ontwikkelproces hebben we dagelijks een Daily Stand Up: gewoon een kwartiertje staan, elkaar op de hoogte brengen van de voortgang en wat er die dag gaat gebeuren. Indien er issues zijn dan kunnen we op tijd bijsturen of maatregelen treffen. Tussendoor laten we de klant zien waar we zijn en toetsen we of het voldoet aan de verwachtingen.

De Start of Sprint zonder einde

Je merkt dat je collega’s beginnen te wiebelen op hun stoel, op de klok beginnen te kijken en de klant begint zijn mail te beantwoorden tijdens de meeting: de ellenlange Start of Sprint (SoS). Als Scrum Master zit je in tweestrijd. Je wilt de meeting niet stoppen zonder dat alles behandeld is en aan de andere kant is de concentratie ver te zoeken.

Je behandelt bij de SoS de backlogitems van het wensenlijstje (backlog) van de klant voor de komende periode. Soms weet de klant precies wat hij wil, soms is het een soort brainstormsessie. Die dynamiek is heel leuk natuurlijk, maar een SoS en de daaropvolgende Sprint Planning Meeting (waarbij we taken gaan inschatten) hoort geen halve dag te duren.

Dit is het vraagstuk dat ik mijn collega Scrum Masters van andere bureaus voorlegde. De oplossing die ik hieruit gehaald heb werkt goed en ik baal stiekem dat ik hem niet zelf verzonnen heb.

We vragen onze klant om de backlog op tijd te vullen. In plaats van dat ieder voor zich de backlog doorleest, plant de Scrum Master een meeting van een uur in waarbij van elke discipline één persoon aanwezig is. De Scrum Master hoeft hier niet bij te zijn. Het team gaat dan de komende tien á twaalf backlogitems samen doornemen en alvast een advies vormen op basis van aannames. Dit advies zetten zij in de backlog. Tijdens de SoS hoeft er dan niet meer alle the way gebrainstormd worden, maar kan de klant een advies aannemen of afwijzen. In de praktijk blijkt het team vaak al in de goede richting te denken, waardoor er geen al te lange discussies meer ontstaan. Brainstormen is waardevol, maar de klant stapt nu in op het moment dat 75% van de oplossingsrichting al in beeld is in plaats van een nulpunt. Zie daar: je tijdswinst en een vlottere SoS.

Dank aan al mijn collega Scrum Masters voor de inspiratie en DDA voor de organisatie van dit leerzame evenement!
 

Jessie de Peffer

Met onze klanten sparren, ze helpen en zorgen dat ze blij zijn. Dat geeft mij onwijs veel energie. Samen werken aan een goede relatie op de lange termijn is mijn uitgangspunt. Doen wat we beloven. Al zo'n zeven jaar lang geniet ik dagelijks van de interactie met klanten en mijn collega’s. Binnen het Serviceteam zijn wij er echt op gericht om onze klanten na oplevering van hun applicatie te helpen op een manier die duurzaam en doeltreffend is. 

Reacties ()