Business 8927 x bekeken

6 tips voor een succesvol intranet

11 mei 2016 - User Not Found

Bij Estate hebben we in de loop der jaren al aardig wat intranetten mogen maken voor onze klanten. Wat maakt een intranet van deze tijd succesvol?

Een intranet is een belangrijke tool binnen je organisatie. Het kan werk makkelijker maken, communicatie faciliteren en collega’s met elkaar verbinden. Hoe zorg je ervoor dat het succesvol wordt en gaat leven in je organisatie? Een aantal tips uit onze praktijk die je op weg kunnen helpen.

Stel heldere doelen

Denk goed na over wat je wilt bereiken. Is het intranet een tool om mee te werken? Is communicatie belangrijk? Sluit het aan bij andere bedrijfsdoelen? 

Maak een plan, een roadmap met mijlpalen. Begin niet direct met al te grote ambities, maar prioriteer op basis van je doelstellingen. Een goede term om in het achterhoofd te houden is het “Minimal Viable Product”. Kort gezegd, bepaal wat je minimaal nodig hebt om je belangrijkste doelen te halen en ontwikkel daar later op door. Als het intranet eenmaal in gebruik wordt genomen, gebruik deze doelstellingen dan als leidraad voor doorontwikkeling. 

Kruip in de huid van je gebruikers

Veel intranetten falen, omdat er geen draagvlak en commitment is. Vaak wordt er veel tijd, geld en energie gestoken in het ontwikkelen van oplossingen waar de gebruiker in de praktijk weinig behoefte aan blijkt te hebben. Een veelvoorkomende valkuil is een intranet dat “opgelegd” wordt door het management.

Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat de eindgebruikers vroeg in het proces worden betrokken. Vraag wat ze willen, wat hun ideeën zijn. Onderzoek waar de behoeften liggen en hoe je dat kunt combineren met je eigen doelstellingen. Hiermee kan al in een vroeg stadium betrokkenheid ontstaan.

Stel vervolgens een kerngroep samen. Die kan bijvoorbeeld bestaan uit enkele eindgebruikers, communicatiemedewerkers, iemand van ICT. Zorg voor een groep mensen met verschillende achtergronden en functies, zodat je een goede doorsnede krijgt van je organisatie. Deze groep vertegenwoordigers kan hun achterban vervolgens op de hoogte houden tijdens de ontwikkelfase. 

Maak het persoonlijk en sociaal

Een intranet hoeft geen Facebook te zijn. Maar als mensen het gevoel hebben dat ze op de een of andere manier hun mening kwijt kunnen zullen ze het sneller omarmen. De kracht van een simpele like, op een nieuwsbericht bijvoorbeeld, is niet te onderschatten. 

Relevantie is ook een krachtig middel. Als iemand de onderwerpen waarin hij is geïnteresseerd kan volgen en filteren, zal hem dat een gevoel van ownership geven. Geef bijvoorbeeld de mogelijkheid om te abonneren op bepaalde tags en geef die weer op de homepage. Als je dat combineert met e-mailnotificaties, zal dat hem verleiden om regelmatig het intranet te bezoeken. 

In grotere organisaties kun je denken aan het opzetten van communities. Bijvoorbeeld van een eigen afdeling, of rondom een bepaald onderwerp of doel.

Een ander handig middel is het kunnen aanvullen van je eigen profiel. Laat iemand vertellen over zijn passies, wat hij doet buiten het werk om. Of laat zijn favoriete quote zien. Of wanneer iemand jarig is.

Geef een reden om terug te keren

Vaak zit het hem in kleine dingen. De kans om iets te weten te komen over je collega’s. Het opzoeken van een telefoonnummer, kijken of iemand vandaag aanwezig is, of zoiets simpels als het kantinemenu voor die week kunnen bekijken.
Maak het leuk, nuttig en zorg dat content zo actueel mogelijk is. 

Blijf meten en evalueren

Als het intranet eenmaal in gebruik is genomen, meet dan ook hoe het gebruikt wordt. Maak een meetplan op basis van je doelen, zodat je kunt zien of het gebruik is zoals je verwachtte. Peil met enige regelmaat de mening van je collega’s. Bijvoorbeeld via een poll of een enquête op het intranet zelf. Maar ook een gesprekje bij het koffiezetapparaat kan je veel leren. Verzamel deze inzichten en maak er gebruik van om het intranet door te ontwikkelen.

Zorg dat het toegankelijk is

Toegankelijk in de breedste zin van het woord. Een intranet moet voor iedereen makkelijk te gebruiken zijn. Ook voor mensen die niet dagelijks achter een PC zitten. Belangrijke functies moeten snel te vinden zijn, teksten moeten goed leesbaar zijn, laadtijden kort, etc. En, niet onbelangrijk, zorg voor een sterke zoekfunctie waarmee je makkelijk de content kunt ontsluiten. Kortom: maak het gebruiksvriendelijk.

Toegankelijkheid houdt ook in dat men onafhankelijk van locatie of device kan werken. Maak het intranet toegankelijk buiten het eigen bedrijfsnetwerk. Zorg dat het design responsive is en werkt op kleine schermen.

Organiseer een feestje

Als de eerste versie (of een grote update) in gebruik wordt genomen, vier dat dan ook met een officieel momentje. Laat zien dat je trots bent en waar je trots op bent. Deel schouderklopjes uit aan de mensen die een steentje hebben bijgedragen. Je kunt iets ludieks verzinnen rondom de lancering, maar een taartmomentje is ook prima. Nodig mensen uit om het te gaan gebruiken en om verbeteringen aan te dragen. Stuur direct daarna nog een e-mail naar je gebruikers als herinnering.

Kortom, een intranet opzetten is technisch niet moeilijk. De kunst is om het goed te doen. Hoe succesvol het intranet is, hangt af van of en hoe je collega’s het willen gebruiken. Draagvlak is daarbij belangrijk. Het onderzoeken van hun behoeftes en wensen, heeft daarin de hoofdrol.
 

User Not Found

Reacties ()